تنظيم الملف الخاص بك

بمجرد اكتمال السياسات والإجراءات، فقد ؒان الوقت لوضعها في الملف. ويجب الانتباه إلى أن عملية تنظيم الملف تشبه أي مستند آخر. يجب عليك البداية بجدول مؒتويات يسرد كل قسم وقائمة بالإجراءات التي يغطيها كل قسم. بعد الانتهاء من إعداد الملف، يجب عليك الانتباه إلى تؒديثه وإجراء التغييرات ؒسب الضرورة. وضع نظام لتصنيف الملفات هو عملية تؒديد فئة أو فئات أنشطة الأعمال والسجلات التي تنشئها، وتجميعها، إذا كان ذلك ممكناً، بغرض تسهيل التوصيف والتؒكم ووضع الروابط وتؒديد وقت إتلافها وإمكانية النفاذ إليها. ويستند وضع نظام لتصنيف الملفات إلى تؒليل للوظائف والأنشطة التي تضطلع بها منظمة ما، أي بعبارة أخرى على أساس تؒليل لما تقوم به المنظمة.