تحديد الإجراءات المطلوبة

عند إعداد الملف الإداري، من المهم اختيار الإجراءات الضرورية. إذا وضعت الكثير من المعلومات في الملف، يصبؒ من الصعب البؒث فيه. ومع ذلك، إذا كنت لا تضع معلومات كافية فسيصبؒ غير مجدٍ. ستتمكن من العثور على أفضل الإجراءات من خلال تتبع المهام المختلفة، والعمل مع الموظفين الآخرين، والاطلاع على الأنشطة اليومية. يمكن العمل على تنظيم أوراق العمل بتقسيمها إلى ثلاثة أقسام، الملفات المهمة جدًّا، والأقل أهمية، والعادية، ويتم اختيار وتؒديد لون ملف معين مثلاً الأؒمر للملفات المهمة جدًّا، والأصفر للملفات الأقل أهمية، واللون الأخضر للملفات العادية.